数理学院团学会办公室管理制度

08年

第一章总则

性质：办公室是院学生会的中枢部门，是一个协调型、开拓型、服务型组织。

宗旨：全心全意服务同学。

第二章 组织机构

人员构成：办公室下设主任、副主任各一名，负责日常管理工作，部员由委员、干事组成。

人员任免：干事的选拔通过自荐、选举等方式，其任免经学生会考核后决定。

第三章 部门职责

1 .负责起草、制定学生会有关文件；

2 .管理学生会的各种文件、文书和有关物品；

3 .负责接待来访客人，并与兄弟院校保持联系；

4 .负责组织协调各部门工作；

5 .负责记录好学生会各部门的民主生活例会召开情况；

第四章值班管理制度

为了加强对学生会办公室的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立学生会良好形象，故制定本制度：

1.学生会办公室由主席团负责管理，监督执行办公室的值日制度。

2.值日人员负责办公室及周围环境的清洁工作和值日任务，认真填写值班纪录

3.实行每天一小扫，由办公室统一安排大扫除。

4.爱护办公室的一切公物，保持办公室清洁，各部门或个人使用后必须做好清洁、整理工作，否则视情节轻重给予罚值日1—3天处理。

5.保持办公室安静，禁止大声喧哗，不干扰他人办公；任何团委学生会成员不得在办公室表现不符合学生守则的不良行为。

6.节约用电，注意安全，做到人走灯关，晚上值班结束后做到人走窗关，人走门锁。

7.院学生会以外组织、团体或个人须经办公室批准后方可借用办公室，各干部未经申批不得私自借用办公室，用后须做好整洁工作。

8.本制度由办公室负责解释，自颁布之日起开始实行。

第五章印章管理制度

为了妥善保管学生会的印章，不至于造成一些严重后果，特制定以下管理制度：

1.学生会印章由办公室妥善保管，仅作为学生活动或团委学生会颁发的各类文件所用，不可挪为私用，违反者如经发现进行批评教育，情节严重者开除出学生会，上报学校处理。

2.印章如有丢失，要立即上报团委、主席团，责任由丢失人负责。

3.本制度由办公室负责解释，自颁布之日起开始实行。

第六章 电脑使用管理制度

为了使办公室电脑正常工作,充分发挥其作用，更好为团学会各项工作服务，根据实际情况，特制定管理制度如下：

1.各使用人员应妥善使用、精心保管电脑及附属设备，不能有意损坏。不可在电脑通电状态下插拔各种设备（除USB接口的设备外），不可在操作电脑的时候喝水、抽烟，办公室电脑应保持远离水源。

2.各使用人员应认真学习电脑基础知识，正确使用设备，严格按正确规程进行操作，在操作过程中出现故障，应及时检查原因，保证电脑安全有序,保证电脑各种设备的完整，如发现电脑软件及硬件损坏，应及时报告，保证电脑的正常使用，每次使用应在电脑使用登记本上做好相应备注，并做好维护记录

3．持办公室的清洁，不得在办公室工作台上乱放油腻和污秽的东西。、养成良好的使用习惯，不允许在电脑旁边吃东西，或将食物摆放在电脑上

4.任何人不得私自挪动电脑及附属设备，严禁私自拆卸电脑，调换配件，不得私自把电脑及附属设备搬离办公室，未经同意，不得在电脑上安装软件。

5.值班时间不能将电脑用于聊ＱＱ．打牌、玩游戏等与工作无关的活动。

资料管理：

1、各部门必须将本部门电脑内的文件夹进行合理地分类，形成级级相连的树形目录，以免出现资料混杂的现象。

2、各部门电脑内所有资料归学院所有，人员离开学校时需保证资料的完好。

3、对重要资料应随时注意备份保存，以免电脑出现故障时造成资料丢失（各种数据、资料请尽量不要存放于C盘内）。

第七章档案管理制度

为加强学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作形成一定的历史资料，故建立本制度：

1.学生会的档案管理工作由学生会办公室负责，对学生会的总体文档进行分类归档管理，为学生会的各项活动提供参考资料，保障各项决策的科学化。

2.学生会总体档案分类如下：各级文件类、会议记录、值班记录、学生干部档案、学生会工作计划、工作总结、奖品、纪念品、外职资料、重要书刊等。

3.学生会各职能部门在每学期初必须有详细的本学期工作计划及上学期的工作总结，以电子版本传到学生会办公室电脑上，或以书面形式交至办公室文件夹。

4.各部的工作档案由各部自行保管。凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外，还须送交一份于办公室存档。活动方案于活动前交，总结及有关材料于活动结束后一周内递交；此任务由部长负责，不执行者将以公开批评或其它形式处罚。

5.凡学生会集体获得的奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，必须由办公室交于辅导远妥善管理，任何人不得私自占为已有。

6.如借用有关档案，须经办公室或有关部门负责人同意，且用后及时归还存档。

7.其它类别档案视具体情况由办公室作出合适安排。

8.本制度由办公室负责解释，自颁布之日起开始实行。

数理学院办公室管理的制度化旨在方便其它各部门开展工作，并依照学校、校学联的有关规定而制定的。

第一节工作证管理

一、院学生工作证是为了方便团学会干部干事工作，表明其身份而制作的。工作证日常由办公室统一保管、发放。需制作时，在经主席团同意后，由办公室制作。

二、各部（中心）需使用工作证时，由部长（主任）提出申请，经办公室负责人批准后，填写“工作证管理登记表”，方可借用。

三、借用时间为每周一至周五值班时间，地点为学院办公室。

四、在使用过程中，各部（中心）须认真保管工作证。如发生丢失、损坏等情况，应向办公室报告并在“工作证管理登记表”上登记。

五、不得使用工作证做与学生干部身份不相符的事。

第二节材料管理

六、办公室保存的材料包括：历年校团委、省学联、团委和校学联下发的各种文件、计划书等相关档案。

七、在借用办公室材料时，需由部长（主任）申请，经办公室批准后，填写“办公室材料借用表”，方可借用。使用完毕，应及时归还，并在“办公室材料借用表”上登记。

八、借用时间为每周一至周日值班时间，地点校学联办公室。九、在使用过程中，借方应认真保管所借材料，不得发生丢失、损坏等情况。一般情况下，借用的材料应在一周内归还。特殊情况下，可申请延期。

第三节钥匙管理

九、办公室钥匙必须严格控制，不得私自配制，如由发现，严肃处理。

十、所配发的钥匙，务必请妥善保管。各部门如需借用，由部长（主任）提出，经常主席团批准后与原持有钥匙者共同填写“钥匙借用登记表”，方可借用。

十一、如发生丢失，应立即向办公室报告并负责赔偿，否则后果自负。如已造成不良影响，则应追究当事人责任。

第四节办公室管理

十二、办公室为存放物品及召开各级例会、社团管理中心、青年志愿者协会、信息部和宣传部办公的专用场所，仅限于主席团、各部门处理工作时使用，严禁其他集体或个人在办公用房内进行与工作无关的活动。

十三、任何部门在平时需使用办公室时，应提前向办公室提出申请，使用时须由部门负责人填写“办公室使用登记表”。

十四、办公室内任何物品的使用或挪用均需事先获得办公室批准，否则，一经查出严肃处理，并且所造成的一切后果自负。

十五、凡在办公室工作的人员务必请保持办公室的清洁，保证办公室物品的安全。

第五节会议室管理

十六、任何部门在使用会议室前都必须向办公室提出申请。主席团例会、院系主席联席会议、部长会议、各部门例会等例行会议只需在学期初登记；需要临时使用会议室的部门，应提前一天向办公室申请并登记，经批准后方可使用。

十七、在使用会议室期间，应本着严肃认真的态度，不得从事其他与工作无关的活动。注意爱护会议室内物品，保持室内清洁。室内禁止吸烟。

十八、会议室使用后，应由会议召集人填写会议室使用登记本，并负责清扫、熄灯、关窗和锁门。

以上制度经数理学院第五届团学会主席团审核通过，由学院办公室负责解释，自颁布之日起实行。

数理学院团学会办公室

2008年4月