第一部分 基本信息

一、财务福利部日常报账对外办公时间

1、每周五下午为政治、业务学习时间，不对外办公；

2、每月29日以后为每月对账、结账时间，不办理对外报账付款业务（慰问项目报账除外）；

1. 如有特殊事项另行通知。

二、发票开票信息及注意事项

名称 中国教育工会南华大学委员会

社会信用代码 8143 0000 MCK 5813 514

单位地址 湖南省衡阳市常胜西路28号

电话号码 07348281298

开户行  工商银行衡阳南华大学南院支行

银行账户 1905 0216 0910 0002 604

 

 

注意事项：

1、在校工会报销的发票，开票抬头必须为“中国教育工会南华大学委员会”，其他抬头发票一律不予接收。

2、所有报销发票均应符合国家税务机关的规定，如实详细填写品名、数量、单价、金额等信息，数量较多时，应提供具体清单。

3、电子发票与纸质发票具有同等效力。电子发票在报销时应当有报销人在发票上注明“本人承诺不重复报销”并签字。

三、关于日常服务的主要文件

1、《湖南省基层工会经费收支管理实施细则》（湘工发【2018】20号）

2、《南华大学工会经费收支管理办法》（南华工发【2019】13号）

3、《南华大学教职工重大病伤医疗互助基金管理办法》（南华工发【2018】5号）（近期修订）

4、《南华大学困难教职工帮扶救助暂行办法》（南华工发【2019】16号）（近期修订）

 

5、《湖南省省直机关培训费管理办法》（湘财行〔2017〕7 号）

6、《南华大学特殊岗位绩效、加班费和非职务性劳务费等发放暂行办法》（南华校发[2017]38 号）（近期修订）

四、报账资金到账时间

财务福利部从受理合规、审批手续齐全报账票据开始，付款金额在10万以下的银行存款支付到账时间为3个工作日以内；付款金额在10万以上的银行存款支付到账时间为5个工作日以内。

五、报账业务所需表格均可在校工会网站下载专区下载打印。

第二部分 收款流程

一、会费的收缴

根据中华全国总工会《关于收交工会会费的通知》（工发【1978】101号）规定：工会会员每月应向工会组织交纳本人每月基本工资收入5‰的会费 。

根据全国总工会财务部《关于机关和事业单位工会会员交纳会费问题的通知》（工财字〔1994〕69号）规定：事业单位的工会会员“基本工资”具体包括：岗位工资，薪级工资。

我校目前按照每年三月份左右开始收缴全体工会会员全年会费的惯例，新入会及本年即将退休的工会会员按照实际在会月份缴纳。

工会会员每年应交会费=（岗位工资+新级工资）*5‰*（当年实际在会月份）

各分工会财务委员应严格按照本分工会会员工资明细核算并收缴工会会费，并在规定时间内将收缴的工会会费缴存至校工会银行账户。

单位名称	开户银行	银行账号	备注
中国教育工会南华大学委员会	工行衡阳南华大学南院支行	1905 0216 0910 0002 604-0000 0000 1	会费缴存账户

二、重大病伤互助基金的收缴

根据《南华大学教职工重大病伤医疗互助基金管理办法》（南华工发【2018】5号）文件精神，教职工可自愿选择加入南华大学教职工重大病伤医疗互助基金，并按文件要求及时缴纳互助金。

校工会每年十月份左右下发关于收缴和申报重大病伤医疗互助基金的通知，各分工会相关负责人员应按照校工会财务福利部提供的已收缴明细表，结合文件要求及时收缴本分工会参与人员的医疗互助金，汇总后将交款明细表发送至校工会财务福利部，并将医疗互助金缴存至校工会账户。

单位名称	开户银行	银行账号	备注
中国教育工会南华大学委员会	工行衡阳南华大学南院支行	1905 0216 0910 0002 604-0000 0000 3	重大病伤互助金缴存账户

第三部分 活动报账

一、分工会组织春秋游活动

分工会组织春秋游活动，每年各一次，应当日往返，不得到有关部门明令禁止的风景名胜区。经费标准不得超过200元/人，报账所需材料如下：

1. 活动方案（需有详细经费预算），参考附件10；

2. 会员活动签到表（附件1）；

3. 安排就餐的，每人每天不超过100元（早餐不超过20元，中、晚餐不超过40元），需提供就餐发票和就餐清单（早、中、晚餐不是同一消费地点的可省略）；

4. 活动租车需有租车合同（征求部门党政同意后，由部门与出租方签订）及租车发票（不建议私车公用，由此产生的费用及安全问题由相关责任人承担）；

5. 活动可购买门票、船票及适量防护药品、饮用水等，需提供正规发票方可报销；

6. 活动总结（需附少量活动照片）。

二、分工会参加校工会组织的活动

分工会应积极响应校工会号召，参与校工会组织的各项文体活动。报账所需材料如下：

1. 活动方案（需有详细经费预算）；

2. 分工会组织活动签到表（附件1或附件2）；

3、分工会参加校工会组织的比赛活动，可为参与人员安排工作餐，每人每天不超过100元（早餐不超过20元，中、晚餐不超过40元），需提供就餐发票和就餐清单（早、中、晚餐不是同一消费地点的可省略）；未安排就餐的，可发放误餐补助，标准同上，需提供由领取人签收的发放表（附件3）；

4、分工会可视比赛需求安排训练，训练期间可安排工作餐，无法安排工作餐的，可发放误餐补助，标准同上。比赛项目确有需要可租赁训练场地，报销时需提供正规发票；

5、分工会在参赛人员训练及比赛期间，可购置适量的防护药品、饮用水及副食，报销时需提供正规发票。若比赛有运动风险，可为参赛人员购买意外伤害险；

6、参加活动确有需要，可为参加人员购置人均不超过500元的服装（含鞋子），每人每年限一次。报销时需提供服装购置发票及发放表。

三、分工会组织元旦、春节联欢会

各分工会可组织本分工会会员开展元旦、春节联欢会，报账所需材料如下：

1、活动方案（需有详细经费预算）；

2、会员活动签到表（见附件1）；

3、可为参与人员发放不超过100元的纪念品（附件4），报销时需提供正规发票及发放表；

4、活动可购置适量的饮用水、副食等，报销时需提供正规发票；

5、活动总结或通讯报道（需附少量活动照片）。

四、分工会自行组织活动

为丰富教职员工的业余生活，提高集体凝聚力，分工会可根据自身经费结余情况，合理安排会员活动。所需报账材料如下：

（一）分工会自行组织文体活动

1、活动方案（需有详细经费预算）；

2、会员活动签到表（附件1或附件2）；

3、分工会可购置活动所需的器材、用品等，需提供正规发票；可支出活动场地、交通工具的租金，需提供租赁合同和正规发票；还可为参与人员安排工作餐，每人每天不超过100元（早餐不超过20元，中、晚餐不超过40元），需提供就餐发票和就餐清单（早、中、晚餐不是同一消费地点的可省略）；未安排就餐的，可发放误餐补助，标准同上，需提供由领取人签收的发放表（附件3）；

4、活动可设置奖项，奖励范围不超过参与人员的三分之二，最高奖不超过300元；不设置奖项的，可为参与人员发放不超过100元的纪念品。报销时需提供正规发票及发放表；

5、活动可购置适量的饮用水、副食等，报销时需提供正规发票；

6、活动总结或通讯报道（需附少量活动照片）。

（二）分工会自行组织职工教育活动

1、活动方案（需有详细经费预算）；

2、会员活动签到表（附件1）；

3、分工会培训所需的教材资料、教学用品、场地租金等方面的支出，需提供正规发票；

4、职工教育活动聘请授课人员的酬金支付表。聘请授课人员酬金支付标准参照《湖南省省直机关培训费管理办法》（湘财行〔2017〕7 号）和《南华大学特殊岗位绩效、加班费和非职务性劳务费等发放暂行办法》（南华校发[2017]38 号）；

5、职工教育培训优秀学员的奖励发放表。优秀学员奖励标准：奖励人数不超过参训人数的 15%，给予物质奖励的每人不超过 300 元；

6、活动总结或通讯报道（需附少量活动照片）。

（三）分工会自行组织劳动和技能竞赛活动

1、活动方案（需有详细经费预算）；

2、会员活动签到表（见附件1）；

3、劳动和技能竞赛活动奖励发放表。一等奖不超过300元，二等奖不超过200元，三等奖不超过100元，奖励范围不超过参与人数的三分之一；

4、活动总结或通讯报道（需附少量活动照片）。

五、协会活动

校工会每年向各协会拨付经费10000元，上半年、下半年各5000元。各协会应积极组织本协会会员在经费允许范围内开展各项活动，每年至少两次。报账所需材料根据活动类型（如文体、教育或技能竞赛）参考分工会活动办理，基本如下：

1. 活动方案（需有详细经费预算）；

2. 会员活动签到表（见附件1）；

3、安排就餐的，每人每天不超过100元（早餐不超过20元，中、晚餐不超过40元），需提供就餐发票和就餐清单（早、中、晚餐不是同一消费地点的可省略）；

4、活动租车需有租车合同及租车发票（不建议私车公用，由此产生的费用及安全问题由相关责任人承担）；

5、协会可购置活动所需的器材、用品等；可支出活动场地的租金，可购买适量防护药品、饮用水、零食等，以上各项费用均需取得正规发票方可报销；

6、协会活动可设置奖项，文体活动奖励范围不超过参与人员的三分之二，最高奖奖金不超过300元；不设置奖项的，可为参与人员发放不超过100元的纪念品（附件4）。报销时需提供正规发票及发放表。教育及劳动技能竞赛参照分工会活动；

7、协会举办活动报账，需由校工会活动部负责人签字后方能由校工会常务副主席签字报销；

8、活动总结或通讯报道（需附少量活动照片）。

六、慰问活动

校工会对工会会员退休、结婚生育等进行慰问。主要的慰问表格如下：

1、南华大学工会会员结婚慰问品申报发放表（附件5），夫妻双方为学校工会会员均可领取；

2、南华大学工会会员生育慰问品申报发放表（附件6），夫妻双方为学校工会会员均可领取；

3、南华大学工会会员生病住院慰问金申报发放表（附件7）；

4、南华大学丧葬慰问金申报发放表（附件8），学校工会会员的父母或配偶的父母去世均可领取；

5、南华大学工会会员退休纪念品申报发放表（附件9）；

根据表格要求签字、盖章即可以领取。

七、报账基本要求

1. 所有发票和单据均需由经办人、证明人、分工会主席签字后，交校工会常务副主席签字方可报销，3万元以上的付款请校工会主席（分管副校长）加签。发票背面应写明用途。

2. 各分工会财务委员应及时登记报销台账，记录收支结余情况，根据本分工会经费可用额度合理安排分工会开支。

3、连号发票视同单张发票履行报账手续。连号发票的界定：在同一个供应单位同一天采购所开的多张发票或者同一个单位发票号在连续 5个号码之内的，界定为连号发票。

4、所有的报销凭据需粘贴在“原始凭据粘贴单”上，并写上附件张数及合计金额。

5、为了加快预算执行进度、保证会计信息及时性，请在经济业务发生后的3个月内及时办理报账业务。

第四部分 公务卡使用

一、工会费用的报销可不使用公务卡结算。

二、分工会经办人持公务卡进行不超过2万元的公务结算，视同为银行转账，报销时应取得报销发票和相对应的公务卡消费交易凭条（POS小票）原件及复印件，及时交校工会财务福利部进行报账处理。

三、已经使用公务卡付款，收款方不能提供POS小票，报账时应可去工商银行打印公务卡的消费明细单，将需要报销的消费记录注明，作为报销依据。或将刷卡时收到的手机短信提示截图（包括刷卡日期、金额） 打印出来，作为报销依据。

四、网上刷公务卡时，有时会存在实际付款和发票金额不一致，报账时以实际支付的金额报销。在发票合计金额旁注明实付金额， 并提供POS小票或者银行消费明细单、手机短信截图等证明材料。

五、经报相关部门批准的自行采购的工会设备，原则上采用对公转账的方式，特殊情况下可以使用公务卡支付，但单笔刷卡支付不能超过2万元，2万元以上请采用对公转账结算。

六、因特殊原因无法使用公务卡时，可以使用其他银行卡支付，并在报销时提供银行支付凭证。或可以使用微信、支付宝等现代支付方式。建议在可以使用公务卡的商家购买，供应商家别无选择且不能使用公务卡支付时，目前暂可以使用支付宝、微信等方式结算并提供支付记录凭证，但支付宝、微信支付记录凭证上的收款方应与发票上的收款单位或收款人一致。

七、持卡人因故或因节假日、寒暑假、年终决算等不能在规定的免息还款期内办理报销手续的，因超过规定免息还款期造成的罚息、滞纳金等 相关费用以及由此造成的个人信用受损，由持卡人承担。

第五部分 附则

一、 本指南自发布之日起执行，原相关文件同时废止。

二、 本指南由中国教育工会南华大学委员会负责解释。

 

附件1  分工会或协会自行组织工会活动签到表

分工会或协会（盖章）：   活动内容：

活动时间： 年 月 日

序号	部门	签名	序号	部门	签名
合计			合计
经办人：		分工会主席签字：
说明：1.分工会或协会自行组织工会活动包括文体活动、技能竞赛、春游、秋游、宣传、教育等。 2.签到表是发放误餐费、纪念品、奖品（奖金）的基础性数据，需认真填写且相互呼应； 3.本表可根据参加活动人数添加行与列。

 

 

附件2 分工会组织活动签到表

分工会（盖章）： 活动内容：

活动期间 ： 年 月 日至 月 日

序号	时间 姓名	*月*日	*月*日	*月*日	*月*日	合计次数
		（签名）	（签名）	（签名）	（签名）
		下同	下同	下同	下同

经办人：   分工会主席签字：  

说明：1.签到表是发放误餐费和奖品（奖金）的基础性数据，需认真填写且相互呼应；

2.本表可根据参加活动人数及次数添加行与列。

 

 

附件3 分工会组织活动误餐补助发放表

分工会（盖章）：  活动内容：

活动期间 ： 年 月 日至 月 日

序号	姓名	误餐补助标准 （ 元/次）	次数	金额	签名	备注
合计

经办人：  分工会主席签字：  

说明：

因工会活动开展的特殊需要（如在国家法定节假日、周六、周日和其它特殊时间开展活动），可安排工作餐，用餐标准：每人每天不超过100元（早餐不超过20元，中、晚餐各不超过40元）。无法安排工作餐的，可发放误餐补助费，标准不变。

 

附件4  分工会自行组织工会活动奖品发放表

分工会（盖章）： 活动内容：

活动时间： 年 月 日

分类 序号	奖品		领取人 签名	备注
	名称	数量
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
填表 说明	1、准确填写分工会总人数  人； 2、奖品与奖金不能同时发放，未发放的品目打上“/”； 3、奖品与纪念品不能同时发放，设置奖品（奖金）发放总数不超过参加活动总人数的 2/3； 4、本表可根据参加活动人数添加行。

经办人：   分工会主席签字：  

附件5  

南华大学工会会员结婚慰问品申报发放表

会员姓名		性别		年龄
会员所在 单位（部门）			职务/职称
会员配偶		性别		年龄
会员配偶所在 单位（部门）			职务/职称
结婚证编号			领证日期
慰问品金额	人民币捌佰元整
分工会主席意见	单位公章 年 月 日
校工会负责人意见	年 月 日
领取人	（签名） 年 月 日

注:限于校工会对结婚工会会员慰问，二级分工会不另行慰问。

附件6

南华大学工会会员生育慰问品申报发放表

会员姓名		性别				年龄
会员所在 单位（部门）				职务/职称
会员配偶		性别				年龄
会员配偶所在 单位（部门）				职务/职称
生产时间			生产地点
慰问品金额	人民币捌佰元整
分工会主席意见	单位公章 年 月 日
校工会负责人意见	年 月 日
领取人	（签名） 年 月 日

注:限于校工会对生育工会会员慰问，二级分工会不另行慰问。

附件7

南华大学工会会员生病住院慰问金申报发放表

会员姓名		性别		年龄
单位（部门）			职务/职称
住院原因
入院时间
住院地址
慰问金金额	人民币捌佰元整
分工会主席意见	单位公章 年 月 日
校工会负责人意见	年 月 日
领取人	（签名） 年 月 日

注:限于校工会对生病住院工会会员慰问，二级分工会不另行慰问。

附件8

南华大学工会丧葬慰问金申报发放表

会员姓名		性别				年龄
单位（部门）				职务/职称
慰问类型	会员去世
	会员配偶、父母、子女去世
	会员配偶父母去世
去世原因					去世时间
慰问金金额	会员去世		人民币贰仟元整
	会员配偶、父母、子女去世		人民币捌佰元整
	会员配偶父母去世		人民币伍佰元整
分工会主席意见	单位公章 年 月 日
校工会负责人意见	年 月 日
领取人	（签名） 年 月 日

注:(分三类：会员去世；会员配偶、父母、子女去世；会员配偶父母去世)

在“慰问类型”中，在相符合类型中打“√”，同时在不符合类型中打“X”。

附件9

南华大学工会会员退休纪念品申报发放表

会员姓名		性别		年龄
单位（部门）			职务/职称
退休时间
校人事部门意见	单位公章 年 月 日
分工会主席意见	单位公章 年 月 日
校工会负责人意见	年 月 日
纪念品金额	人民币壹仟元整
领取人	（签名） 年 月 日

注:限于校工会对退休工会会员慰问，二级分工会不另行慰问。

附件10

经办人： 分工会主席：